Personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan KORO behandler personopplysninger om søkere på tilskuddsordninger og deres kontaktpersoner, mottakere av midler fra tilskuddsordninger, kunder, leverandører, søkere på stillinger hos KORO og kuratorer og kunstkonsulenter på KOROs oppdragsportal.

Behandling av personopplysninger
KORO – Kunst i offentlige rom («KORO», «oss» eller «vi») behandler personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen, og er ansvarlig for å sikre at behandlingen utføres i overenstemmelse med gjeldende lovgivning.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan KORO behandler personopplysninger om søkere på tilskuddsordninger og deres kontaktpersoner, mottakere av midler fra tilskuddsordninger, kunder, leverandører, søkere på stillinger hos KORO og kuratorer og kunstkonsulenter på KOROs oppdragsportal.

Dersom noe i denne personvernerklæringen er uklart eller du har øvrige spørsmål om hvordan KORO behandler dine personopplysninger, er du velkommen til å ta kontakt med KOROs personvernombud Anne Christine Schjetne.

Hvem er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger?
KORO – Kunst i offentlige rom med org. nr. 974778998 og 992462744, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles etter denne personvernerklæringen.

Våre kontaktdetaljer er:
KORO
Besøksadresse: Kristian Augusts gate 23, 0164 Oslo
Postadresse: Postboks 6994 St. Olavs plass, 0130 Oslo
Telefonnummer: 22991199
E-postadresse: post@koro.no

Til hvilke formål, og på hvilket grunnlag behandler KORO personopplysninger?
a) Alle som korresponderer med KORO.
Som et offentlig organ, er KORO pålagt å følge arkivlovens bestemmelser om offentlige virksomheter. For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter dette regelverket, vil all inngående og utgående korrespondanse med KORO arkiveres, først hos oss og siden avleveres til Arkivverket. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser som KORO er pålagt. Se mer om Arkivverket under punkt 4.3 nedenfor.

b) Søkere på tilskuddsordninger og deres kontaktpersoner.
Vi behandler personopplysninger om søkere på tilskuddsordninger og deres eventuelle kontaktpersoner med det formål om å administrere og vurdere søknadene. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse (dvs. tilskudd).

KORO er forpliktet til å følge arkivloven og offentlighetsloven og legge til rette for offentlig innsyn i forvaltningen av fondet og tilskuddsordningene. Dette innebærer blant annet at personopplysningene dine som du avgir i forbindelse med søknaden kan bli publisert i vedtakslister på KOROs nettsider, og at de vil oppbevares og avleveres til Arkivverket etter offentligrettslige krav. Se mer om offentliggjøring av vedtakslistene under punkt 4.1 nedenfor.

Av denne årsak behandles også personopplysninger med det formål å holde et oppdatert arkiv og legge til rette for offentlig innsyn. Grunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å utøve offentlig myndighet som KORO er pålagt, og nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser som KORO er pålagt.

KORO benytter ikke automatiserte avgjørelser, herunder profilering, for å vurdere søknadene.

c) Mottakere av midler fra tilskuddsordninger.
Dersom du mottar tilskudd fra KORO, vil vi også måtte behandle personopplysninger for å foreta og administrere utbetalinger. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å oppfylle en avtale som KORO er part i.

Vi vil også behandle og oppbevare informasjon om utbetalinger med det formål å oppbevare KOROs regnskap. Denne behandlingen er nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser som KORO er pålagt.

d) Kunder og leverandører.
Vi behandler personopplysninger om kunder og leverandører med det formål å oppfylle eller inngå avtaler som KORO er part i. En slik behandling er nødvendig for å oppfylle en avtale som KORO er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den kunden eller leverandørens anmodning før en avtaleinngåelse.

Vi vil også behandle og oppbevare informasjon om ut- og innbetalinger med det formål å oppbevare KOROs regnskap. Denne behandlingen er nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser som KORO er pålagt.

e) Søkere på stillinger hos KORO.
Vi behandler de personopplysninger som søkere på stillinger hos KORO avgir i søknaden, med det formål å vurdere søknaden. Grunnlaget for slik behandling er at den er nødvendig å gjennomføre før en eventuell avtaleinngåelse.

f) Nettverk for kuratorer og kunstkonsulenter på KOROs oppdragsportal.
Vi behandler de personopplysninger som søkere om opptak i nettverk for kuratorer og kunstkonsulenter i KOROs oppdragsportal avgir i søknaden, med det formål å vurdere søknaden. Grunnlaget for slik behandling er at den er nødvendig for å gjennomføre tiltak på søkerens anmodning.

Selv om CV-ene i nettverket ikke ligger åpent på nettsiden, kan enhver som ønsker å lyse ut et oppdrag, og andre som er registrert i nettverket, få tilgang på opplysningene. Dermed er oppdragsportalens innhold å regne som offentlig tilgjengelig informasjon. I portalen er det derfor mulighet for profilinnehaver å være usynlig. De som velger dette vil kunne lese utlysninger og søke på oppdrag, men profil og CV vil ikke vises i oppslag i nettverket.

Hvem deler KORO personopplysningene dine med?
a) Offentliggjøring av vedtakslister.
KORO publiserer vedtakslister med bevilgninger for søknader på våre tilskuddsordninger. Offentliggjøringen er et ledd i arbeidet for mer åpenhet og likebehandling i søknadsbehandlingen.

b) Medlemmer i komiteer og utvalg.
Medlemmer i komiteer og utvalg vil få tilgang til personopplysningene i de søknadene som de behandler. Alle medlemmer i råd og utvalg er underlagt strenge konfidensialitetsforpliktelser.

c) Arkivverket.
All korrespondanse, herunder behandling av søknader, avleveres til Arkivverket etter offentligrettslige krav.

Mer informasjon om arkiv og personvern hos Arkivverket.

d) KOROs databehandlere.
KORO benytter databehandlere for enkelte av behandlingsaktivitetene. Databehandlerne er underlagt databehandleravtaler med KORO, og kan ikke selv råde over dine personopplysninger:

  • For økonomi, regnskap, inn- og utbetalinger er Direktoratet for økonomistyring (DFØ) databehandler. DFØ innhenter også personopplysninger fra Folkeregisteret, Altinn, NAV og Skatteetaten på vegne av KORO.
  • For mottak av søknader om tilskudd er Cognitoforms databehandler.
  • For publisering på nettsiden er Dekode AS databehandler.
  • For mottak av søknader på stillinger er Webcruiter AS databehandler.
  • For mottak av all korrespondanse som inngår i saksbehandling eller arkivpliktig dokumentasjon er Tieto Norway AS databehandler.

e) Overføring til land utenfor EØS-området.
KORO, herunder deres databehandlere, overfører ikke personopplysninger til land utenfor EØS-området.

Dine rettigheter og hvordan ivareta dem
I forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger har du visse rettigheter, dette inkluderer:

a) Innsynsrett.
Du har rett til å få vår bekreftelse på om vi behandler personopplysninger om deg eller ikke, og dersom dette er tilfellet, å be om innsyn i personopplysningene. Innsynsinformasjonen inkluderer – blant annet – formålene med behandlingen, de berørte kategoriene av personopplysninger, og mottakerne eller kategoriene av mottakere som personopplysningene er eller vil bli utlevert til. Dette en imidlertid ikke en absolutt rettighet og andres rettigheter og interesser kan begrense din innsynsrett.

Du kan ha rett til å motta en kopi av personopplysningene som behandles. Dersom mer enn én kopi blir anmodet av deg, kan vi kreve et rimelig gebyr basert på administrasjonskostnadene

b) Rett til retting.
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet av oss. Avhengig av formålene med behandlingen, kan du ha rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert, herunder ved å fremlegge en supplerende erklæring.

c) Rett til sletting («rett til å bli glemt»).
Under visse omstendigheter, har du rett til å få personopplysningene om deg slettet, og vi kan ha plikt til å slette slike personopplysninger.

d) Rett til begrensning av behandling.
Under visse omstendigheter, har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysninger om deg begrenses. Dersom dette er tilfelle, vil de respektive opplysningene bli merket og bare behandlet av oss for bestemte formål.

e) Rett til å protestere.
Under visse omstendigheter kan du ha rett til å protestere til enhver tid, av grunner knyttet til din særlige situasjon, eller når personopplysningene behandles med henblikk på direkte markedsføring, mot vår behandling av dine personopplysninger. Det vil kunne kreves at vi ikke lenger behandler dine personopplysninger.

Du vil dessuten ha rett til å protestere til enhver tid mot behandling av personopplysninger som angår deg, hvis dine personopplysninger behandles for direkte markedsføringsformål, herunder profilering i den utstrekning dette er relatert til slik direkte markedsføring. I et slikt tilfelle vil ikke dine personopplysninger lenger behandles for slike formål av oss.

Hvis du ønsker å gjøre dine rettigheter gjeldende overfor KORO, ber vi deg om å kontakte vårt personvernombud Anne Christine Schjetne.